這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做！

 

等人的5分鐘、在捷運上的10分鐘、講座課程之間的下課、工作安排中穿插的緩衝、每天早起出門前的一段時間，還有各種事情提早開始與提早結束中產生的空檔，我們每天的工作與生活中其實充滿了「沒事做的時間」，而如何善用這些零碎時間就是時間管理的關鍵（參考：零碎時間最佳化心得）。


要怎麼善用？首先我們要知道零碎時間又能分成兩種：第一種是「固定空檔」，我每天早起後到開始準備出門之間有30分鐘的空檔，只要我能六點起床就一定能空出這段時間；又或者我每天上下班通勤時間也是固定的空檔，等車與搭車時間不會有太大改變。把一些短時間可以完成的常態任務固定在這些常態空檔裡面做，以免干擾正式工作時的效率與節奏。
第二種則是「意外空檔」，有時候要等的人遲到，有時候會議提早結束了，這些臨時的小驚喜（是的，有人遲到換個角度想，我就多出了一些自己的小時間）都是我們可以好好利用的寶貴時間。但因為太意外，因此無法事先安排常態任務，於是有時候就可以把一些「緊急」瑣事預留在這些空檔做。沒錯！我說的是「緊急」瑣事，因為這些意外空檔其實每天都可能發生。
把那些不需要在正式工作時間做，或者會影響重要工作進度的事情，「留到」每天的零碎時間上做，因為你一定會有零碎時間，「常態瑣事」就留在固定空檔每天重複做，「緊急瑣事」就留在意外空檔抓緊時間處理。
幸好我們現在不少朋友手上都有一台行動裝置，你可以用智慧型手機、平板，或隨身的小筆電在短時間內完成這些任務。
這樣一天就有更多時間可以運用，不過前提即今天的主題：我們必須學會把一些事情從正式工作上移出，留待零碎時間再做。

• 第一件事：看重點新聞
  我自己是這樣的，如果我坐上辦公桌後的第一件事情是上網瀏覽新聞、看最新情報的話，一定會不知不覺耗費掉開頭一個小時的工作時間，因為「新聞是看不完的」，而且網路會讓我們透過一個連結一個連結的陷入知識的探索中。
  

  這件事情並非不好，只是我在不對的時間做。

  所以現在我都要求自己只能在零碎時間看新聞，「收集情報」對我來說是重要的每日例行任務，但這是為了可能的工作做準備，卻非目前重要工作進度本身，所以不能在正式工作時間做，而要利用早起出門前、通勤時間來做。
  幸好現在有智慧型手機，有「 Flipboard 」、「 Zite 」、「 Feedly 」這樣的新聞閱讀 App，要在行動中看到重點新聞並非難事，甚至處理起來更有效率。而且在零碎時間看新聞還可以自然而然的限制看新聞時間，通勤等車10分鐘一到我就不能看新聞了，所以我也會更加懂得抓住新聞重點來看。
• 第二件事：撰寫草稿大綱
  認識我的人都知道我的正職工作非常忙碌，所以很好奇我到底怎麼常常還能有時間寫部落格文章？這裡的關鍵就是我要把「寫一篇部落格文章」這件事情再切割成好幾個小任務，其中有個任務就是「擬定大綱」、「撰寫草稿」。
  並且，我會在每天下班搭車（捷運、客運、火車）的路上做這件事情，通常通勤時間的捷運上網路也不通暢，所以我不會上網，而是拿出「 Evernote 」，開始想大綱打草稿。
  雖然可能只有10～30分鐘的時間，但足夠了，讓我回到家裡坐到電腦前，就可以開始正式寫文章，而不用再浪費正式時間去想要寫什麼。
• 第三件事：處理郵件
  另外一個應該避免正式工作時間做的事情，就是打開你的電子郵件信箱，除非你的工作就是看信，要不然我相信你會有更重要的每日進度要完成，你應該先去做那些重要緊急的每日專案進度。

然後在工作的空檔之間，我相信你一定每天都會有固定的工作空檔，可能是工作一個小時後的休息時間，可能是中午吃完飯的午休時間，這時候再花個5分鐘打開信箱去處理郵件。
郵件通常都是「要加一些額外任務給你」，但我們的正式、重要工作都還沒完成就要兩頭忙去處理額外任務，那是不切實際且干擾效率的。會用郵件寄給你的額外任務通常也不是當下就要完成不可，因此利用零碎時間來處理郵件才是最好的工作流程安排。

在行動裝置上管理郵件的方法：Gmail Android App 你可能不知道的 10 個郵件效率技巧

• 第四件事：答覆朋友通訊
  同樣的道理，我們也沒必要在工作時間，或者我們為自己設定的工作時間去處理朋友之間的聊天通訊，例如我每天晚上固定要空出來的寫部落格時間。
  反而等到有零碎時間時，尤其是意外的空檔，例如會議稍微延後的5分鐘，今天部落格提早寫完剩下的10分鐘，再打開即時通和社群去看朋友傳送給你的訊息就好。

那些名之為即時訊息的內容，通常都不是本質上的即時訊息。

• 第五件事：安排日曆行程
  有些朋友也會習慣在正式的工作時間裡，一開始就打開行事曆準備安排工作，這也是一個可以「重新思考看看」的流程。照理說，一坐上辦公桌就立刻知道要做什麼，並且立刻開始工作才是最好的。
  所以我會利用零碎時間來安排日曆行程，只有打開手機上的行事曆，重新安排工作不是什麼難事。而且就像我前面說的，每天一定會有零碎時間，所以一定有時間可以安排行事曆，不用擔心沒時間做，更不用在正式工作時間做。
  而安排行事曆最好的時間，對我來說是下班回家的路上，在高速公路客運上我就打開手機上的行事曆，最好明天工作的行程安排（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣）。
• 第六件事：檢視待辦清單
  同樣的道理，你的 To-Do List 待辦清單也是，不要在正式工作時間安排待辦清單，那只是我們想要逃避工作的藉口、手段而已！因為不想做正式工作、煩惱正式工作，所以用安排待辦清單來「紓壓」。
  千萬不要這樣，相反的，一樣把安排待辦清單這件事情留到零碎時間做，像是工作完成後的空檔，就是最好時機，可以拿出待辦清單做一個順序的微調。
• 第七件事：思考一些自己的事情
  當然，零碎時間不一定要留給工作，也可以留給自己，如果生活上、人際上有什麼煩惱的事情，我也會練習在正式工作時間先「暫時移開」他們，從腦中移出、從心裡暫忘，記在筆記裡。
  然後等到零碎的空檔，拿出筆記，重新思考自己的事情，把想法感覺寫下來。
• 第八件事：整理工作環境
  如果你想整理自己的辦公室環境、書桌上雜亂的事物，那麼也不是在正式工作時間做，不如留待那些「意外的空檔」，花個10分鐘再整理一下桌子。不要把整理當做你逃避正式工作的藉口了。
• 第九件事：玩一些新玩意
  看到好玩的手機遊戲，看到有趣的新鮮 App，看到有意思的網路文章，千萬不要在正式工作時間分心，把這些東西留下來，稍後遊玩或稍後閱讀，因為你可以絕對的放心，每天你會有一堆零碎時間讓你玩這些新玩意。
  

  參考：用「稍後閱讀」過濾資訊洪水的五種層次與六個方法

• 第十件事：聽個音樂吧！
  最後，當然我們不需要把零碎時間塞滿要做的事情。
  有時候，遇到意外的零碎時間，我們就放空一下，讓自己的心紓緩一些，聽個音樂或什麼都不做，也是零碎時間很棒的利用。
  歡迎大家一起來分享，你會把哪些事情留到零碎時間再做呢？
  
  本文獲「電腦玩物」授權轉載，原文在此。